溢れた書類をなんとかしたい
書類の山を、どうしたら整理整頓していけるのか。 内容ごとにいくつかに分類、置き場所を作っておいて、入れ物も用意して、後は書類を入れるだけに準備しておく。 分類にはどんな種類があるのか、入れ物はどんなものがあるのかなど、具体的に例を挙げながら説明していきます。
捨ててシンプルに
書類も、必要なもの以外を捨てればシンプルになり、やがては業務効率も上がってきます。 理屈では分かったつもりでも、なかなか実行となると、上手くいきません。 その原因には、どんな考え方があるのでしょうか。 そして捨てることが出来たら、どうなっていくでしょうか。 考察してみたいと思います。
書類をコンパクトにまとめる
書類を電子化、つまり情報をスマホやPCなどに取り込むことで、そのぶん目の前の紙の書類がいらなくなります。 書類のコンパクト化には、そのようなアプローチも考えられます。 電子化にはどのようなやり方があるのか、その特性や問題と合わせ、検討していきます。
効率的な収納法
仕事や、私用でも、急いでいるときに限って、必要な書類が見つからないという経験は、あるのではないでしょうか。
返信用にプリントアウトした資料がない、保険証どこにしまったっけ？など。
机の上や棚が書類で溢れていて、どこにあるのか分からなくなってしまう。
その度に、もっと日頃から整理整頓しておけばよかったと、反省したりします。
お恥ずかしながら、筆者もその一人、どちらかといえば片づけが得意なほうではありません。
溢れている書類を、まずは溢れないようにしたいものですが、どうしたらいいでしょうか。
調べてみると、いくつかアプローチがみえてきました。
分類して、散らばらないように収納する。
あまりしまいこまず、雑然と積み上げたほうが、どこに何があるのか把握しやすいような気持ちになる方も、いらっしゃるかもしれません。
ただやはり、忙しい日々の中で記憶の限界や勘違いも起こるでしょう。
また、自分以外の人に協力してもらう場合には、難しいという問題も考えられます。
必要のないもの、いらなくなったものは捨て、枚数を減らす。
もったいない、とっておけばいつか必要かもしれない、などの感情から、なかなか捨てられないということもあるかもしれません。
一方、捨てられないものに紛れて、必要なものがなかなか取り出せなかったとしたら、それは課題のひとつともいえると思います。
出来るものは電子化して、紙を少なくする。
事務的な郵便物やFAXをメールにしたり、あまり難しく考えなくとも気をつければ出来ることは、あるのではないでしょうか。
より具体的な説明をしながら、ちょっと片づけが苦手な方も、ストレスなく書類をコンパクト化する方法を、まとめてみました。
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